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哈佛醫學院利用RFID盤點

發布時間:2021-12-16 點擊數:135

哈佛醫學院(HMS)報告稱,自從推出RFID解決方案來管理其4,300項資產以來,學院資產盤點時間減少了75%,同時對高價值資產的位置有了更多的可視性,并確保在政府審計期間可以輕松查找找到它們。

 

這套RFID解決方案由RadiantRFID公司提供,組成部分包括貼在資產上的無源UHF RFID標簽,來自Technology Solutions (UK) Ltd.的1128手持閱讀器,以及用于存儲和管理數據的 Radiant Web應用程序?;赗FID的資產管理信息會上傳至哈佛醫學院的Oracle Fixed Assets (OFA)系統。

 

哈佛醫學院在其 15,000件固定資產中擁有約4,300項高價值資產,包括服務器、孵化器、醫療冷凍機、離心機、用于DNA研究的顯微鏡和熱循環機。該學院戰略采購主管杰夫·迪奇亞喬(Jeff DiCiaccio)對此次成功的部署進行了介紹。

 

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哈佛醫學院

 

這些資產中有近一半是用外部資金購買的,包括政府資助的贈款和合同,學校負責確保這些資產的萬無一失。為確保這一點,哈佛醫學院每年向普華永道(Price Waterhouse)提交一次審計報告,并進行內部資產盤點。迪奇亞喬說:“我們必須好好管理我們所使用的、為進行研究而購買的資產。”

 

在部署RFID之前,哈佛醫學院利用人工來進行資產盤點。通常,每項資產都被輸入到Oracle Asset Workbench平臺,并分配一個打印的條形碼標簽。研究運營經理們(ROM)在固定資產財務分析師和迪奇亞喬的陪同下,攜帶一份Microsoft Excel電子表格,穿過每一個院系或實驗室來尋找資產。每個系或實驗室都有一個唯一的序列號。

 

由于沒有可用的條碼掃描儀,因此他們都是直接用眼睛來確認這些數據,并將其與電子表格上給定房間的信息進行比較,同時寫下備注或記錄差異。

 

如果遇到電子表格上沒有列出的任何資產標簽,他們必須在計算機上的OFA系統中去查找,以確定這些資產是屬于哪一個院系。然后手動輸入資產盤點的結果并上傳到OFA。這不僅是一個非常耗時的過程,而且還有可能給那些高價值資產帶來損壞。例如,哈佛醫學院的神經生物學系曾在一份長達16頁的電子表格中列出了800多項資產。

 

迪奇亞喬將與院系資產經理進行資產會議,陪同資產研究團隊穿行實驗室并幫助他們進行資產盤點。這個過程平均需要兩個小時才能找到50項資產。迪奇亞喬說:“這樣的人工過程毫無效率且不可持續,因為學校的資產每年都會增加大約1,000項。有鑒于此,我們不得不采取行動以尋找替代方案。”

 

因此,哈佛醫學院在2017年夏季對自動化解決方案進行了兩個月的招投標,然后評估了標書,并在授予合同之前進行了二次招投標。在選擇Radiant的解決方案后,該學院開始在兩個自愿參與測試的院系進行現場試驗:細胞生物學和哈佛治療科學項目。該醫學院克服了在閱讀器安裝方面會出現的串讀以確保不被相鄰房間捕捉到等挑戰。

 

這套解決方案隨后于2018年7月推出,之后哈佛醫學院花了18個月的時間來用RFID標簽重新標記現有資產以及新接收的資產。預先訂購好的這些標簽會與特定資產相關聯,每個標簽及其相關資產也會鏈接到一個特定的房間。Radiant公司這套基于云的Virtual Asset Tracker (VAT)解決方案帶有一款名為VAT2Go的移動應用程序。

 

當員工開始盤點時,他們會使用在iPhone上運行的VAT2Go,然后輸入建筑物以及他們正要進入的房間,掃描條形碼并讀取RFID標簽。標簽讀取后,他們可以在應用程序中查看結果,以確認所有資產都在正確的位置以及房間里缺失和多出來的資產。這些結果與聯網的VAT2Go應用程序同步,用戶可以下載它們并生成報告上傳到OFA(OFA仍然是哈佛醫學院的固定資產記錄系統)。

 

迪奇亞喬說:“這款Web應用程序允許我們通過上傳或手動來進行個別或大規模的更改,例如將資產重新分配到另一個位置。”哈佛醫學院還可以使用RFID解決方案來報廢OFA中的一些資產,并將其從VAT系統中移除。RFID管理的好處包括更準確和更高效的資產盤點,這意味著ROM和資產經理與他們一起進行盤點時,不必中斷對資產的研究。實際的資產盤點過程比手動的破壞性也更小。

 

這項技術的部署過程也遇到了一些波折,而資金是減緩項目進程的一個重要挑戰。一些成員離開了這個項目轉而從事其他工作,而COVID-19疫情導致學校于2020年3月關閉,只允許必要的工作人員進入。事實上,迪奇亞喬本人無法到達現場,因此他將標簽郵寄給了哈佛醫學院的固定資產財務分析師Sophia Xu,后者可以在校內繼續標記、盤點資產以及更新OFA。

 

迪奇亞喬說,自從系統上線以來,因為疫情原因,學校只進行了一次資產盤點。也就是這一次盤點的結果證明了RFID系統可以節省時間。RFID的優點之一在于,不管這些資產是屬于細胞生物學系,還是神經生物學系,甚至是位于劍橋地區的另一所哈佛學校,RFID都可以讀取房間中的所有資產,也無需去比對每個系或實驗室的資產信息。

 

普華永道進行的審計不需要讀取RFID標簽,但RFID提供了審計所需的數據支持,這樣學??梢哉业饺魏伪贿x中要進行審計的資產,并確保在審計員到達時隨時可用。如今,還包括在 Microsoft Teams會議中進行的虛擬審計。

 

未來,迪奇亞喬希望RFID技術能夠為其他變動帶來好處,例如實驗室空間的翻新。RFID閱讀器可以在房間翻修前對物品進行掃描,然后在將物品搬入新裝修的房間時再次掃描,以防止物品丟失。

 

另一個好處是能夠在蓋革計數器模式下使用閱讀器搜索RFID標簽來定位丟失的資產。迪奇亞喬回憶起在2019年,意外讀取到了一個不可見的冷藏離心機的標簽的事。“我當時正在掃描,但我肉眼看不見。當我將閱讀器移近信號源時,在一個木制抽屜里發現了這件資產。如果沒有RFID,我可能會認為這項資產已經丟失了、被盜了或被丟棄了。有了RFID,我能夠看到無形資產。”

 

除了哈佛醫學院(HMS)外,RFID系統目前在哈佛大學的文理學院(FAS)、工程與應用科學學院(SEAS)和威斯研究所(Wyss Institute)實施或已投入使用。據迪奇亞喬稱,Wyss已經完成了對所有舊資產的RFID標記,而FAS和SEAS現在正在對大約8,000項資產進行標記。這四個學院合計有大約100棟建筑,每棟建筑里都含有資產。

 

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